プリント&プロモーション―デジタルプリントの専門サイト――

【ちょいとコラム】オンライン会議で気を付けることのまとめ 会社のあり方も問われる時代に⁉


【2020年7月20日】リモートワーク賛成派で、コロナウイルス感染拡大以前から「通勤は無駄」と言い続けてきた記者。今回の事態の副産物として「通勤ってなんだったの?」「もうリモートで充分」という賛同の声が増えたのは、ある意味「やっと分かってくれたか」という気持ちでおります。

一方、そんな推進派の記者自身、リモートが増えて困ってしまったことがあります。
それが「オンライン会議」「Web会議」。
「まあ、そもそも会議って無駄だよね」という声も聞こえてきそうですが、どうしても必要な会議はあります(そういう会議こそオンラインは厳しいのだけれど)。

緊急事態宣言は解除されましたが、また都内をはじめ各地で感染者が増えている昨今、ここでオンライン会議の注意点や大事なことについてまとめてみたところ、会議や会社のあり方自体についても考えさせられる内容になりました。

皆さんの会社の参考に少しでもなればと思い、以下に掲載いたします。

 

①環境は大事

オンライン会議は「どこでもできるところがいいところ」と思っていましたが、意外にどこでもじゃないです。
周りがうるさくて発言者の声を聞き取れない、逆に周りの音をマイクが拾ってしまって、ほかの参加者に迷惑をかけるといったことが起こりえます。家族が邪魔をしたり、思わぬ恥をさらすなども、最初はお愛嬌ですが、繰り返せば「あいつはなんだ!」となりかねません。

イギリス議会のオンライン会議ではこんなこともありました。猫ちゃんかわいい♡!

 

カリフォルニア議会の議員は猫の虐待で辞任に追い込まれました。

どうやら、政治生命は猫が決めてしまう可能性があるというのがわかってしまいました。

笑い話ですが、ある会社のオンライン会議。
子ども「パパ~パパ~、雨降ってきたよ~洗濯もの取り込んで~~」
部長「今、会議中だから、ちょっと待ってね~」(ミュート中)
社員A「~~の案件については、以上報告終わります。いかがでしょうか部長」
部長「うん。パパはいいと思うよ」(ミュート解除)
参加者全員が、画面から消え、ミュートして笑い転げる…。
悲劇は日常に潜んでいるものです。

家庭の仕事環境以外にも、通信速度が出ていない、パソコンのスペックが足りないなども、会議ではストレスの原因になります。
何度も聞き返したり、画面共有できなかったり、そのたびにログアウトとログインを繰り返したり、そんな人いますよね。
なんでわかるかというと、これ全部記者の経験だからです(汗)。

そうそう、会議を始める前にはテストもした方がいいです。
上記のような環境が整っているかいないか。いない場合のリカバリー方法も、テストすることで見つけられます。

 

②お作法は必要

①ともかかわってくることですが、オンライン会議には「お作法(ちょっとしたルール)」が必要でございます。行き過ぎたお作法はいりませんが、円滑に進めるためのルール作りはしなければなりません。

主なところで言うと以下のようなものがあります。

「ヘッドセットの着用」

マイク付きのイヤホンでもいいのですが、着用していただかないと、向こうに届いたスピーカーからの発言者の声がこだまのように返ってくることがあります。
その声に邪魔されて、聞き取りづらいですし、発言者もやりづらい。「ヤッホー!」もしくは「ヘイヘイホー!」と、全員で叫ぶイベントなら盛り上がるかもしれませんが…。

「ミュートすべきところはミュートに」
これも音声にかかわる部分ですが、発言者以外はできればミュートにしてほしいものです。
咳払いや生活音、犬や猫の鳴き声(議員生命にかかわる)のほか、「カチャカチャ」とマイクを触る音や、「ジーーーーーーー」という電子音も会議のストレスを増します。
だから、発言者以外はミュートが推奨です。

「画面共有に集中する」
画面の共有が始まったら、できるだけそこに集中しましょう。
見てない人がいると、それで進行が遅れることがあります。まあ、見る価値もない、見てもよくわからない、そもそも興味がない、という方もいると思いますが、そういう人は最初から会議に参加しないというのがお勧めです。

冗談ではなく、日本の企業の会議だとまったく発言しない、関係あるかわからないという人がけっこうな割合で出席しています。進捗報告なら、動画にして残しておいて後から見られますし、倍速&飛ばし見での再生も可能です。「無駄な人が出ない」という会議の基本は、オンラインなら徹底したほうがいいということです。

「途中でまぜっ返さない&Q&Aはまとめて」
ミュートにする理由の一つでもありますが、「途中でまぜっ返さない」のは大事です。
テレビを見ているとわかりますよね。オンライン出演のタレントさんがしゃべろうとしているときに司会者が邪魔をしたり、その逆もあったり、見ているこっちがイライラしてしまいます。タイムラグのせいなのですが、それありきで話さないと、どんどんストレスがたまり、会議も長引きます。
「Q&Aはまとめて」というのも、その点です。司会が「質問はありますか?」と言ったときにしなければ、混乱の原因になります。もしくはチャット機能であらかじめ質問を受け付けるなどという対策も可能です。

「司会進行が必要」
というわけで、司会進行が必要です。
この司会ですが、上司でなくてもいい、というか上司じゃない方がいいです。で、司会者の権限は進行に関しては絶対です。この後に出てくる「関係はフラットでないと成立しない」という内容ともかかわってきますが、司会者の進行を邪魔する人が現れると、もうその会議は成立しなくなります(リアルの会議もだけれど)。
そしてその会議、非常につらく、長く、意味のないものになります。
なんなら、強制ミュートや強制退場も、司会の権限につけてみたらと思っています。

 

お作法が長くなってしまいましたが、このあたり非常に重要です。

 

③関係はフラットでないと成立しない

さあ、最重要事項です。
オンラインの会議は、フラットに話ができる場にしなければ、成立しません。
リアルの会議でもありますよね。発言者が発表中に、最上位の役職の方がいきなり横入りして、その発表に文句をつけ始める。それだけならいいですが、お説教が始まり、お説教から昔話、自慢話、そして伝説へ…会議の目的は失われるわけです。

やっている方はわかると思いますが、オンライン会議はリアルと違って、1人がしゃべり始めると反論しづらい状態になります。
さらに言えば、参加者もリアルではないので、関係ない話が始まれば「もう聞かなくていいや」とあきらめて他のことをすることも可能なのです。上役の方も「オンラインは面従腹背が簡単」と心得てください(笑)。
そうそう、画面に集中とは矛盾しますが、そういう会議が多い方、サブモニターは必須です。2画面にしておけば、無駄会議を聞いているふりをしてメインの画面でほかの作業ができます。

こんな一方的状態になった場合、司会者に加え、参加者全員が「その発言は本案件に関係ありませんのでやめてください」と言えないと、まったく無駄な時間を過ごすことになります。司会進行も上司でない方がいいと書いたのはこのためです。
「あんた黙ってて!」と笑って社長に言えるような関係性がないと、面従腹背だらけになりますよ~。

もう一度言います。
オンライン会議はフラットな関係性がないと成立しません。まあ、本当はどの会議もそうなのでしょうけれど…。この機会に、会社のあり方を見直す必要があるのかもしれませんね。

そういえばこんなニュースも
偉い人は「上座」に表示、議事録は自動で作成 ビデオ会議に新機能続々

なんだかなあ~。

 

④「ゴールを決めておく必要がある」

これも重要なことですが、オンライン会議では「ゴールを決めておく必要がある」と感じました。まあ、どの会議も同じですが、オンラインだと、お互いの雰囲気や態度も見えづらく、理解度や決定感がはかりづらいので、ゴールを決めてチェックしていかないと、結局何を会議したか分からなくなります。また、オンラインなので集まっている感覚がなく、さらにはさっき言ったように面従腹背で、内職している人も出るので、だらだらと長引き、何をやったのか、決まったのかわからなくなるということが起こりがちです。録画と議事録はしっかりしなければならないと思います。

 

⑤新しいものを作り出すときはダメ

オンラインでまったくダメなのは、「新しいものやサービスを作り出す」ような話し合いです。
まず、画面の共有が1つしかできないというのはものすごく不便。紙の資料なら「資料Aの2ページは、資料Bの5ページで詳細があります」なんてできますし、それを見ながらホワイトボードに考えをまとめることも可能です。でも、オンラインはそのあたりがほとんどできない。形のない新しいものを創造するときにこれは致命傷です。
また、自由に発言できないので、発想を混ぜ合わせて上位の概念にするようなことも、とてもとても難しく、良いものをつくる前に疲れてしまいます。
リモートの場合、他のやり方を考えないと新たな良い商品やサービスはできないと感じました。

 

⑥まとめとおまけ

リモート推奨派の記者ですが、上記のことから「やっぱりフェイストゥーフェイスがいいや」と思う部分も多く感じました。
でも、やっぱりリモートは便利ですし、これから会社の効率化を目指すなら絶対に必要です。

「記者発表やセミナーはオンラインで充分」
ここだけの話ですが行ってみて「空振り」の記者発表やセミナーあります…。全然関係ない記者発表だったり、セミナーに行ったら「有料のセミナーなので書かないでください」なんてこともあったりで、「じゃあ呼ばないでほしいなあ~」と頭を掻いて帰ることもあります。
こういう、一方的に向こうがしゃべって、こっちは聞くだけな内容であれば、オンラインで充分です。往復の時間も必要ありませんし、関係ないなと思えば、オフラインにすることもできます。2つイベントが重なっても、2画面にして見ることも可能で、録画データを共有してくれる企業さんのはじっくり見返して理解することも可能です。
でも、事後の名刺交換や交流ができない点は非常に厳しいですね。興味あることに関して、その場でさらに突っ込んだ質問ができずに終わるケースもあり、その点はリアルにはかないません。

さて、感じたことをまとめてみましたが、皆さんの会社ではいかがでしょうか?
多くの人が「通勤は無駄」「オンラインでできることはオンラインで」と考えているかもしれません。逆に「人と会わないとやっぱり難しい」という部分も見えてきたでしょう。
政府が数年前から「働き方改革」を進めてきましたが、本質から離れた内容が多い印象でした。本当の改革はこのコロナ禍の中で実現してしまった部分があると思います。

リモートを通じて会社のあり方が見直されるチャンスが来ています。
ぜひ、活用し今の時代&事態を乗り切りましょう。

 


Copyright © 2020 プリント&プロモーション . ALL Rights Reserved.